Excel steuert den Ablauf
Tabellen enthalten Status, Regeln und Zuständigkeiten, die in keinem zentralen System nachvollziehbar sind.
Leistung
Prozessanalyse für digitale Geschäftsprozesse.
Wir erfassen, wie ein Geschäftsprozess tatsächlich abläuft: mit allen beteiligten Rollen, Systemen, Daten, Entscheidungen, Ausnahmen und manuellen Zwischenschritten.
Eine belastbare Digitalisierung beginnt mit einem realistischen Bild des heutigen Ablaufs. Nicht mit der Prozessbeschreibung, die irgendwann dokumentiert wurde, sondern mit den tatsächlichen Arbeitsschritten, Ausnahmen und Abhängigkeiten.
Was wir erfassen
- beteiligte Rollen und Abteilungen
- genutzte Systeme, Tabellen und Dokumente
- Datenquellen und manuelle Übertragungen
- Entscheidungen, Freigaben und Rückfragen
- Sonderfälle und informelle Workarounds
Das Ergebnis ist ein visualisierter Ist-Prozess. Er schafft eine gemeinsame Grundlage für Optimierung, Anforderungen und technische Entscheidungen.
Typische Ausgangslagen
Wann eine Prozessanalyse sinnvoll ist.
Eine Analyse schafft ein gemeinsames Bild, wenn der tatsächliche Ablauf nur in Teilen bekannt ist oder sich über Jahre verändert hat.
Informationen werden übertragen
Mitarbeiter kopieren Daten zwischen E-Mail, ERP, CRM und weiteren Anwendungen.
Abteilungen sehen unterschiedliche Prozesse
Jeder Bereich kennt seinen Abschnitt, aber Übergaben und Gesamtverantwortung bleiben unklar.
Ausnahmen bestimmen den Alltag
Der dokumentierte Standardprozess erklärt nicht, wie Rückfragen, Fehler und Sonderfälle tatsächlich bearbeitet werden.
Status muss erfragt werden
Aktuelle Bearbeitungsstände werden manuell zusammengetragen oder über E-Mail nachverfolgt.
Eine technische Lösung ist geplant
Vor Softwareauswahl oder Entwicklung soll geklärt werden, welche Anforderungen wirklich aus dem Prozess entstehen.
Leistungsumfang
Was Sie als Ergebnis erhalten.
Die Ergebnisse sind direkt nutzbar – als Grundlage für Optimierung, Softwareauswahl oder einen definierten Umsetzungsscope.
Prozessbild
Ein abgestimmter, visualisierter Ist-Prozess mit Schritten, Rollen, Entscheidungen und Ausnahmen.
Gemeinsames VerständnisSystem- und Datenfluss
Eine Übersicht der Anwendungen, Dokumente, Datenquellen und manuellen Übertragungen.
Transparente AbhängigkeitenSchwachstellen
Dokumentierte Medienbrüche, Doppelarbeit, Wartezeiten, Fehlerquellen und unklare Verantwortlichkeiten.
Priorisierte AnsatzpunkteNächste Entscheidung
Eine fachliche Einordnung, ob Optimierung, Integration, Konfiguration oder Entwicklung der sinnvolle nächste Schritt ist.
Belastbare Grundlage
Weiterarbeit
Vom Ist-Prozess zur umsetzbaren Verbesserung.
Eine Prozessanalyse ist kein Selbstzweck. Die Erkenntnisse fließen in die Prozessoptimierung und anschließend in ein Lösungskonzept. Sind Zielprozess und Anforderungen bereits klar, kann direkt die passende Softwareentwicklung oder Systemintegration konzipiert werden.
Sie können die Analyse separat beauftragen. Die erarbeiteten Ergebnisse bleiben unabhängig von einer späteren technischen Umsetzung nutzbar.
FAQ zur Prozessanalyse
Häufige Fragen zur Analyse von Geschäftsprozessen
Welche Personen sollten an einer Prozessanalyse teilnehmen?
Beteiligt werden sollten die Personen, die den Prozess ausführen, Entscheidungen treffen, Daten liefern oder Ergebnisse weiterverwenden. Organigramm und tatsächlicher Ablauf sind dabei nicht immer identisch.
Brauchen wir bereits eine Prozessdokumentation?
Nein. Vorhandene Dokumentationen helfen beim Einstieg, sind aber keine Voraussetzung. Entscheidend sind Gespräche mit den Beteiligten und konkrete Beispiele aus dem Arbeitsalltag.
Wie detailliert wird der Ist-Prozess erfasst?
So detailliert, dass relevante Entscheidungen, Daten, Systeme, Übergaben und Ausnahmen nachvollziehbar werden. Tätigkeiten ohne Bedeutung für die Fragestellung werden nicht unnötig ausmodelliert.
Kann die Prozessanalyse separat beauftragt werden?
Ja. Sie erhalten ein eigenständig nutzbares Ergebnis und entscheiden anschließend, ob und mit wem Optimierung oder technische Umsetzung erfolgen.
Fachlicher Zusammenhang
So geht es im Prozess weiter.
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