Anonymisierte Case Study
CRM-gestützte Programmverwaltung für Förderprojekte
Eine EspoCRM-basierte Programmverwaltung verbindet Anmeldung, Maßnahmenplanung, Nachweise, Fristen und Berichtswesen für mehrere Förderprogramme in einem rollenbasierten Ablauf.
Projektüberblick
Ausgangssituation
Mehrere europäisch und bundesweit geförderte Programme brachten jeweils eigene Laufzeiten, Zielgruppen, Nachweise und Berichtspflichten mit. Informationen zu Teilnehmenden, Arbeitgebern, Partnern, Maßnahmen und …
Ziel
Programme sollten getrennt steuerbar bleiben und dennoch gemeinsame Stammdaten verwenden. Status, Pflichtnachweise, Aufgaben und Fristen sollten regelbasiert geführt werden. Wiederkehrende Berichte sollten auf einer …
Lösung
Angepasste Module verbinden Teilnehmende, Arbeitgeber, Partner, Maßnahmen, Teilnahmeverläufe und Ergebnisnachweise. Das Regelwerk berücksichtigt programmspezifische Laufzeiten, Zielgruppen, Nachweise und Sperrfristen. …
Ergebnis
Mehrere Förderprogramme werden in einer gemeinsamen Plattform gesteuert. Programmregeln, Teilnehmendenprozesse, Nachweise und Fristen sind zentral dokumentiert; Berichte greifen auf diese strukturierte Datenbasis zu.
Ausgangslage
Prozess, Problem und Ziel.
Ausgangssituation
Mehrere europäisch und bundesweit geförderte Programme brachten jeweils eigene Laufzeiten, Zielgruppen, Nachweise und Berichtspflichten mit. Informationen zu Teilnehmenden, Arbeitgebern, Partnern, Maßnahmen und Ergebnissen sollten gemeinsam nutzbar sein, mussten aber zugleich je Programm und Rolle abgegrenzt werden.
Konkrete Probleme
- Doppelte Datenpflege: Programmdaten und Nachweise mussten für verschiedene Bearbeitungs- und Berichtsschritte erneut zusammengeführt werden.
- Fehlende Transparenz: Förderfähigkeit, Pflichtnachweise, Fristen und Bearbeitungsstände sollten je Programm jederzeit prüfbar sein.
- Manuelle Freigabe: Programmspezifische Regeln und Dokumentanforderungen erforderten nachvollziehbare Prüf- und Freigabeschritte.
Zielsetzung
Programme sollten getrennt steuerbar bleiben und dennoch gemeinsame Stammdaten verwenden. Status, Pflichtnachweise, Aufgaben und Fristen sollten regelbasiert geführt werden. Wiederkehrende Berichte sollten auf einer konsistenten Datenbasis entstehen, ohne sensible Identitätsdaten unnötig offenzulegen.
Rahmenbedingungen
Programmspezifische Förderregeln, sensible Personendaten, unterschiedliche Berichtspflichten und laufende Programme mussten im Daten-, Rollen- und Prozessmodell gleichzeitig berücksichtigt werden.
Prozessbild
Vom Ist-Prozess zum Zielprozess.
Anmeldung, Maßnahmenplanung, Nachweisdokumentation und Berichte folgten unterschiedlichen Programmlogiken. Daten und Dokumente mussten für Bearbeitung und Prüfung wiederholt zusammengeführt werden. Besonders schützenswerte Identitätsdaten erforderten eine klare Trennung von fachlich benötigten Informationen.
Ein zentraler CRM-Kern verwaltet gemeinsame Stammdaten und trennt Programmlogik, Zugriffe und Pflichtnachweise nach dem jeweiligen Förderkontext. Aufgaben, Fristen und Statuswechsel werden regelbasiert ausgelöst. Berichte greifen auf die dokumentierten Programm- und Ergebnisdaten zu.
Vorgehen
Von der Analyse zur fachlichen Entscheidung.
Analyse
Die Prozesskette von der Anmeldung über Maßnahmenplanung und Dokumentation bis zur Ergebnisfeststellung wurde je Programm analysiert. Regeln, Nachweise, Sperrfristen, Rollen und Zugriffe wurden in ein gemeinsames Modell überführt.
Scope-Definition
Der Scope umfasste programmspezifische CRM-Module, Rollen und Feldberechtigungen, automatisierte Aufgaben und Statuswechsel, Dokumentenverwaltung, Berichtsausgaben sowie Konsolidierung und Migration vorhandener Daten.
Technische Entscheidung
Konfiguration
Eine erweiterbare EspoCRM-Basis ermöglichte, mehrere Programme in einem konsistenten Datenmodell abzubilden, ohne für jedes Programm eine eigene Anwendung aufzubauen. Programmspezifische Regeln und Module konnten auf gemeinsamen Stammdaten, Rollen und Berichtsstrukturen aufsetzen.
Projektphasen
- Prozess-, Daten- und Rollenmodell
Abläufe, Förderregeln, Pflichtnachweise und Zugriffe wurden je Programm beschrieben und zusammengeführt.
Ergebnis: Gemeinsames Zielmodell - CRM-Module und Regelwerk
Teilnehmende, Arbeitgeber, Partner, Maßnahmen und Ergebnisse wurden mit Programmlogik und Statusregeln verbunden.
Ergebnis: Programmspezifisch steuerbare Plattform - Migration und fachliche Tests
Bestandsdaten wurden konsolidiert und Regeln sowie Berichtsausgaben mit den Programmteams geprüft.
Ergebnis: Geprüfte Daten- und Prozessbasis - Einführung und Stabilisierung
Rollenbezogene Schulungen und begleiteter Produktivstart führten die Abläufe in den Betrieb.
Ergebnis: Nutzbarer Arbeitsprozess
Lösung
Technische Umsetzung und Einführung.
Angepasste Module verbinden Teilnehmende, Arbeitgeber, Partner, Maßnahmen, Teilnahmeverläufe und Ergebnisnachweise. Das Regelwerk berücksichtigt programmspezifische Laufzeiten, Zielgruppen, Nachweise und Sperrfristen. Aufgaben und Benachrichtigungen entstehen aus Bearbeitungsstatus und Fristen. Dokumente werden rollenbezogen bereitgestellt; wiederkehrende Berichte können als PDF oder Excel erzeugt und archiviert werden.
Umgesetzte Funktionen
- Programmspezifische Regeln – Laufzeiten, Zielgruppen, Pflichtnachweise und Sperrfristen werden je Programm berücksichtigt.
- Aufgaben- und Fristensteuerung – Benachrichtigungen, Aufgaben und Statuswechsel folgen definierten Regeln.
- Rollenbezogene Dokumentation – Zugriffe auf sensible Daten und Dokumente werden nach Aufgabe begrenzt.
- Berichtswesen – Wiederkehrende Ausgaben für Fördergeber werden aus den strukturierten Daten erzeugt.
Architektur
EspoCRM bildet Stammdaten, Programmobjekte, Regeln und Bearbeitungsstatus ab. Ergänzende Automatisierungen und Berichtsprozesse greifen auf dieses gemeinsame Modell zu.
Integrationen
- PDF-Ausgabe – Standardisierte Berichte für Fördergeber
- Excel-Ausgabe – Strukturierte Berichte und weitere fachliche Auswertung
Datenmodell
Teilnehmende, Arbeitgeber, Partner, Maßnahmen, Teilnahmeverläufe und Ergebnisnachweise wurden miteinander verknüpft. Programmspezifische Regeln ergänzen gemeinsame Stammdaten und verhindern eine isolierte Datenbasis je Förderprogramm.
Rollen und Berechtigungen
Zugriffe und Feldberechtigungen wurden nach Programm und Aufgabe begrenzt. Die Projektdokumentation nennt zudem eine Pseudonymisierung besonders schützenswerter Teilnehmendendaten.
Migration
Bestehende Daten wurden konsolidiert, Dubletten bereinigt und mit Validierungsregeln für Bearbeitung, Auswertung und Nachweise abgesichert.
Implementierung und Einführung
Programmmodule, Pflichtfeldlogik, Aufgaben, Fristen und Statuswechsel wurden in EspoCRM umgesetzt. Bestandsdaten wurden konsolidiert, bereinigt und validiert. Berichtsausgaben und Dokumentabläufe wurden fachlich getestet, bevor die Programmteams den neuen Ablauf im Betrieb nutzten.
Ergebnis
Was durch die Umsetzung entstanden ist.
Mehrere Förderprogramme werden in einer gemeinsamen Plattform gesteuert. Programmregeln, Teilnehmendenprozesse, Nachweise und Fristen sind zentral dokumentiert; Berichte greifen auf diese strukturierte Datenbasis zu.
Qualitative Ergebnisse
- Gemeinsame Programmdaten – Programmspezifische Regeln bauen auf einer verbundenen Datenbasis auf.
- Nachvollziehbare Bearbeitung – Fristen, Pflichtnachweise und Status sind im jeweiligen Programmkontext dokumentiert.
- Einheitliches Berichtswesen – Wiederkehrende Berichte werden aus strukturierten Prozess- und Ergebnisdaten erzeugt.
Lessons Learned
Förderprogramme benötigen neben Kontaktverwaltung ein fachliches Modell für Regeln, Nachweise, Rollen und Berichte. Schützenswerte Identitätsdaten sollten früh von den Informationen getrennt werden, die für die Bearbeitung erforderlich sind. Berichtspflichten sollten vor ihrer Automatisierung fachlich vereinheitlicht werden.
Fachlicher Zusammenhang
Leistungen und Vorgehen im Projektkontext.
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