Einfach erklärte Case Study
Förderprogramme gemeinsam und sicher verwalten
Eine Organisation betreute mehrere Förderprogramme mit unterschiedlichen Regeln. Heute werden Anmeldungen, Nachweise, Fristen und Berichte in einer gemeinsamen Anwendung bearbeitet.
Wir können Bits und Bytes mit Äpfeln und Birnen erklären.
Projektüberblick
Ausgangssituation
Die Organisation betreute mehrere Förderprogramme. Jedes Programm hatte eigene Laufzeiten, Zielgruppen, Nachweise und Vorgaben für Berichte. Viele Angaben zu Teilnehmenden, Arbeitgebern, Partnern und Maßnahmen wurden …
Ziel
Jedes Förderprogramm sollte seine eigenen Regeln behalten. Gemeinsame Angaben sollten trotzdem nur einmal gepflegt werden. Aufgaben, Fristen und Bearbeitungsstände sollten automatisch aus den Regeln entstehen. Berichte …
Lösung
Die Anwendung verbindet Teilnehmende, Arbeitgeber, Partner, Maßnahmen und Ergebnisse. Trotzdem berücksichtigt sie die besonderen Regeln jedes Förderprogramms. Aufgaben und Erinnerungen entstehen automatisch aus Fristen …
Ergebnis
Mehrere Förderprogramme werden heute in einer gemeinsamen Anwendung gesteuert. Regeln, Nachweise, Fristen und Bearbeitungsstände sind für das jeweilige Programm dokumentiert. Berichte verwenden die strukturierten Daten …
Ausgangslage
Prozess, Problem und Ziel.
Ausgangssituation
Die Organisation betreute mehrere Förderprogramme. Jedes Programm hatte eigene Laufzeiten, Zielgruppen, Nachweise und Vorgaben für Berichte.
Viele Angaben zu Teilnehmenden, Arbeitgebern, Partnern und Maßnahmen wurden mehrfach benötigt. Gleichzeitig durften nicht alle Personen dieselben Daten sehen.
Konkrete Probleme
- Doppelte Datenpflege: Programmdaten und Nachweise mussten für verschiedene Aufgaben und Berichte wiederholt zusammengeführt werden.
- Fehlende Transparenz: Förderfähigkeit, Pflichtunterlagen, Fristen und Bearbeitungsstände sollten für jedes Programm klar erkennbar sein.
- Manuelle Freigabe: Unterschiedliche Regeln und Dokumente erforderten nachvollziehbare Prüfungen und Freigaben.
Zielsetzung
Jedes Förderprogramm sollte seine eigenen Regeln behalten. Gemeinsame Angaben sollten trotzdem nur einmal gepflegt werden.
Aufgaben, Fristen und Bearbeitungsstände sollten automatisch aus den Regeln entstehen. Berichte sollten dieselbe geprüfte Datenbasis nutzen, ohne unnötig Identitätsdaten zu zeigen.
Rahmenbedingungen
Mehrere Förderregeln, laufende Programme und unterschiedliche Berichtspflichten mussten gleichzeitig berücksichtigt werden.
Besonders geschützte Personendaten brauchten klare Zugriffsgrenzen. Die neue Lösung musste außerdem während des laufenden Betriebs eingeführt werden.
Prozessbild
Vom Ist-Prozess zum Zielprozess.
Anmeldungen, Maßnahmen, Nachweise und Berichte folgten je nach Förderprogramm unterschiedlichen Regeln. Für Bearbeitung und Prüfung mussten Daten und Dokumente immer wieder zusammengestellt werden.
Besonders schützenswerte Angaben zur Identität mussten von den übrigen Informationen getrennt bleiben.
Eine zentrale Anwendung verwaltet gemeinsame Stammdaten. Regeln, Zugänge und Pflichtunterlagen bleiben trotzdem für jedes Förderprogramm getrennt steuerbar.
Das System erstellt Aufgaben und Hinweise aus Bearbeitungsständen und Fristen. Berichte greifen direkt auf die dokumentierten Programm- und Ergebnisdaten zu.
Vorgehen
Von der Analyse zur fachlichen Entscheidung.
Analyse
Zuerst wurde der Weg von der Anmeldung bis zum festgestellten Ergebnis für jedes Programm untersucht.
Danach wurden Regeln, Pflichtunterlagen, Fristen, Rollen und Zugriffe verglichen. Gemeinsam nutzbare Teile und programmspezifische Unterschiede wurden klar getrennt.
Scope-Definition
Das Projekt umfasste eigene Bereiche für die Programme, Rollen und Zugriffsrechte. Dazu kamen automatische Aufgaben, Fristen, Dokumente, Berichte sowie die Übernahme vorhandener Daten.
Technische Entscheidung
Konfiguration
EspoCRM wurde als anpassbare Grundlage gewählt. Das System kann Kontakte, Vorgänge und Regeln in einem gemeinsamen Datenmodell verbinden.
So musste nicht für jedes Förderprogramm eine eigene Anwendung gebaut werden. Besondere Regeln konnten trotzdem je Programm ergänzt werden.
Projektphasen
- Abläufe, Daten und Rollen klären
Für jedes Programm wurden Schritte, Regeln, Pflichtunterlagen und Zugriffe beschrieben und miteinander verglichen.
Ergebnis: Ein gemeinsames Zielbild mit klaren Unterschieden - Programmbereiche und Regeln einrichten
Teilnehmende, Arbeitgeber, Partner, Maßnahmen und Ergebnisse wurden mit den jeweiligen Programmregeln verbunden.
Ergebnis: Eine gemeinsam nutzbare Plattform - Daten übernehmen und fachlich prüfen
Vorhandene Daten wurden bereinigt. Die Programmteams testeten Regeln, Nachweise und Berichte mit typischen Fällen.
Ergebnis: Geprüfte Daten und Abläufe - Mitarbeitende vorbereiten und starten
Die Nutzergruppen wurden passend zu ihren Aufgaben geschult. Der Start wurde im laufenden Betrieb begleitet.
Ergebnis: Ein stabiler Arbeitsablauf
Lösung
Technische Umsetzung und Einführung.
Die Anwendung verbindet Teilnehmende, Arbeitgeber, Partner, Maßnahmen und Ergebnisse. Trotzdem berücksichtigt sie die besonderen Regeln jedes Förderprogramms.
Aufgaben und Erinnerungen entstehen automatisch aus Fristen und Bearbeitungsständen. Dokumente werden nur für die jeweils zuständige Rolle bereitgestellt.
Wiederkehrende Berichte können als PDF- oder Excel-Datei erstellt und gespeichert werden. Sie verwenden die bereits geprüften Daten aus dem Arbeitsablauf.
Umgesetzte Funktionen
- Eigene Regeln für jedes Programm – Laufzeiten, Zielgruppen, Pflichtunterlagen und Wartezeiten werden passend zum jeweiligen Förderprogramm geprüft.
- Aufgaben und Fristen automatisch steuern – Das System erstellt Hinweise, Aufgaben und neue Bearbeitungsstände nach festgelegten Regeln.
- Vertrauliche Daten schützen – Personen sehen nur die Daten und Dokumente, die sie für ihre jeweilige Aufgabe benötigen.
- Berichte aus vorhandenen Daten erstellen – Wiederkehrende Berichte für Fördergeber entstehen aus den dokumentierten Programm- und Ergebnisdaten.
Architektur
EspoCRM bildet gemeinsame Stammdaten, die einzelnen Programme, ihre Regeln und die Bearbeitungsstände ab.
Automatische Aufgaben und Berichte verwenden dieses gemeinsame Modell. Dadurch bleiben zusammengehörende Informationen verbunden, ohne die Programme miteinander zu vermischen.
Datenmodell
Teilnehmende, Arbeitgeber, Partner, Maßnahmen und Ergebnisse sind miteinander verbunden. Die besonderen Regeln jedes Programms ergänzen diese gemeinsame Grundlage.
So muss nicht für jedes Förderprogramm ein eigener, getrennter Datenbestand gepflegt werden.
Rollen und Berechtigungen
Zugänge und einzelne Eingabefelder wurden nach Programm und Aufgabe begrenzt. Besonders schützenswerte Identitätsdaten können durch Ersatzkennungen von den übrigen Arbeitsdaten getrennt werden.
Eine Ersatzkennung erlaubt die Zuordnung, ohne den Namen überall sichtbar zu machen.
Migration
Vorhandene Daten wurden zusammengeführt und auf doppelte Einträge geprüft. Feste Regeln kontrollierten wichtige Angaben für Bearbeitung, Nachweise und Auswertungen.
Implementierung und Einführung
Für jedes Programm wurden passende Bereiche, Pflichtangaben und Bearbeitungsstände eingerichtet. Regeln lösen Aufgaben, Hinweise und Statuswechsel aus.
Vorhandene Daten wurden zusammengeführt, bereinigt und geprüft. Die Teams testeten auch Dokumente und Berichte, bevor sie den neuen Ablauf im Alltag nutzten.
Ergebnis
Was durch die Umsetzung entstanden ist.
Mehrere Förderprogramme werden heute in einer gemeinsamen Anwendung gesteuert. Regeln, Nachweise, Fristen und Bearbeitungsstände sind für das jeweilige Programm dokumentiert.
Berichte verwenden die strukturierten Daten aus dem Arbeitsablauf. Besonders geschützte Angaben bleiben durch Rollen und Zugriffsgrenzen getrennt.
Qualitative Ergebnisse
- Gemeinsame Grundlage für mehrere Programme – Die besonderen Regeln jedes Programms bauen auf verbundenen Stammdaten auf.
- Bearbeitung bleibt nachvollziehbar – Fristen, Pflichtunterlagen und Bearbeitungsstände sind im passenden Programm sichtbar.
- Berichte entstehen aus geprüften Daten – Wiederkehrende Ausgaben nutzen die Informationen, die bereits während der Bearbeitung dokumentiert wurden.
Lessons Learned
Förderprogramme brauchen mehr als eine Liste mit Kontakten. Regeln, Nachweise, Rollen und Berichte müssen Teil desselben fachlichen Ablaufs sein.
Geschützte Identitätsdaten sollten früh von den übrigen Arbeitsdaten getrennt werden. Berichtspflichten sollten außerdem vereinheitlicht werden, bevor ihre Erstellung automatisiert wird.
Fachlicher Zusammenhang
Leistungen und Vorgehen im Projektkontext.
Erstgespräch
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