Welche Software passt zu Ihrem Arbeitsablauf?

Ein Team bearbeitet Kundenanfragen mit E-Mail, Tabellen und zwei verschiedenen Programmen. Die Arbeit dauert zu lange. Nun zeigt ein Anbieter eine fertige Software mit vielen Funktionen. Gleichzeitig wünscht sich ein Teil des Teams eine eigene Anwendung, die genau zum bisherigen Ablauf passt.

Beide Vorschläge kommen zu früh. Noch ist nicht geklärt, wie der künftige Ablauf aussehen soll. Ohne dieses Ziel vergleichen die Beteiligten Funktionslisten, Preise und persönliche Vorlieben. Dabei bleibt offen, welches Problem die Software überhaupt lösen muss.

Die Frage „Welche Software kaufen wir?“ setzt voraus, dass die Aufgabe schon eindeutig ist. In der Praxis enthalten heutige Abläufe oft unnötige Schritte und gewachsene Umwege. Werden sie ungeprüft zur Anforderung, bildet auch eine neue Lösung die alten Probleme nach.

Beschreiben Sie deshalb zuerst den verbesserten Arbeitsablauf. Klären Sie Zuständigkeiten, wichtige Daten, Entscheidungen, Ausnahmen und das gewünschte Ergebnis. Danach wird sichtbar, welche Funktionen wirklich nötig sind und wo ein üblicher Ablauf ausreicht.

Fertige Software ist ein vorhandenes Produkt, das viele Unternehmen nutzen. Sie passt oft gut, wenn der Ablauf üblich ist und das Unternehmen bereit ist, sich an bewährte Schritte anzupassen. Der Hersteller pflegt gemeinsame Grundfunktionen und Aktualisierungen.

Gute Voraussetzungen sind:

• Der Ablauf lässt sich weitgehend vereinheitlichen.
• Die Anforderungen kommen auch in vielen anderen Unternehmen vor.
• Nur wenige besondere Anpassungen sind nötig.
• Zuständigkeiten, Daten und Zugriffsrechte passen zum Produkt.
• Andere wichtige Programme lassen sich anbinden.
• Vertrag, Betrieb und die mögliche Herausgabe der Daten sind akzeptabel.

Auch fertige Software verursacht Arbeit. Auswahl, Einrichtung, Datenübernahme, Verbindungen, Prüfungen und Schulung müssen geplant werden. Zu viele Sonderanpassungen können spätere Aktualisierungen erschweren.

Manchmal erfüllen ein Kundenprogramm, ein zentrales Unternehmensprogramm oder andere Programme ihre Aufgaben bereits gut. Das Problem liegt zwischen ihnen. Beschäftigte pflegen dieselben Daten doppelt, übertragen Dokumente von Hand oder können den Arbeitsstand nicht sehen.

Dann kann es passen, die Programme direkt miteinander zu verbinden. So tauschen sie Daten und Rückmeldungen kontrolliert aus. Dafür muss klar sein, welches Programm für welche Information verantwortlich ist. Außerdem braucht es Regeln für die Prüfung, für Fehler und für die laufende Überwachung.

Unklare Zuständigkeiten werden durch eine technische Verbindung nicht gelöst. Sonst tauschen die Programme nur widersprüchliche Daten schneller aus.

Eine eigene Anwendung kann passen, wenn ein Arbeitsablauf für das Unternehmen besonders wichtig ist und fertige Produkte zu dauerhaften Umwegen führen. Oberfläche, Daten und Regeln können dann am Zielablauf ausgerichtet werden.

Hinweise dafür sind:

• besondere Zuständigkeiten, Freigaben oder Varianten,
• ein Kunden- oder Partnerablauf, mit dem sich das Unternehmen unterscheidet,
• mehrere anspruchsvolle Verbindungen zu anderen Programmen,
• hohe Anforderungen an Anpassbarkeit und Kontrolle über Daten,
• ein klar begrenzter Umfang, für den es kein passendes Produkt gibt.

Eigene Software ist nicht automatisch besser. Entwicklung, Prüfungen, Betrieb, Sicherheits-Aktualisierungen und spätere Änderungen brauchen dauerhaft Zeit und Verantwortung. Der zusätzliche Gestaltungsspielraum muss einen erkennbaren Nutzen für die tägliche Arbeit haben.

Ein Unternehmen verwaltet Kontakte in einem Kundenprogramm und Aufträge in einem zentralen Unternehmensprogramm. Beide Programme sollen bleiben. Für Kunden gibt es aber einen besonderen Freigabeablauf, den keines der Produkte gut unterstützt.

Eine mögliche Kombination sieht so aus: Das Kundenprogramm bleibt für Kontakte verantwortlich. Das Unternehmensprogramm führt Aufträge und Rechnungen. Ein eigener geschützter Online-Bereich begleitet die besondere Freigabe. Eine direkte Verbindung überträgt nur die nötigen Daten und Arbeitsstände zwischen den drei Teilen.

So werden übliche Funktionen nicht neu entwickelt. Eigene Software entsteht nur für den Teil, der für die tägliche Arbeit wirklich besonders ist. Wichtig bleibt: Für jede Information und jede Regel muss ein verantwortliches Programm feststehen.

Eine Entscheidungstabelle macht Annahmen sichtbar. Sie ersetzt die genaue Prüfung nicht. Aber sie hilft, alle Wege nach denselben Kriterien zu bewerten.

Beispiel: Eine schnelle Einführung kann für fertige Software sprechen. Wenn dafür dauerhaft viele Umwege nötig wären, kann dieser Vorteil kleiner werden. Eine eigene Lösung bietet mehr Freiheit, benötigt aber eine klare Verantwortung für Entwicklung und Betrieb.

Für die Entscheidung zählen die Gesamtkosten über die Nutzungszeit. Dazu gehören Nutzungsgebühr oder Entwicklung, Einrichtung, Anpassungen, Datenübernahme, Verbindungen, Schulung, Betrieb, Aktualisierungen, Unterstützung und ein späterer Wechsel.

Auch tägliche Umwege kosten Geld. Wenn Beschäftigte Daten doppelt eingeben oder Aufgaben regelmäßig außerhalb des Programms erledigen, entstehen wiederkehrender Aufwand und Fehler. Umgekehrt ist eine eigene Lösung unnötig teuer, wenn ein fertiges Produkt ohne problematische Kompromisse passt.

Vergleichen Sie deshalb Möglichkeiten, die dasselbe Ergebnis für die tägliche Arbeit liefern. Ein reiner Produktpreis ist nicht mit einem vollständigen Angebot einschließlich Einführung und Verbindung der Programme vergleichbar.

1. Beschreiben Sie den heutigen Ablauf und seine Probleme.
2. Legen Sie den verbesserten Zielablauf fest.
3. Trennen Sie zwingende Anforderungen von Wünschen.
4. Prüfen Sie vorhandene Programme und ihre Möglichkeiten zum Datenaustausch.
5. Vergleichen Sie fertige Software, verbundene Programme und eigene Teile nach denselben Fragen.
6. Rechnen Sie Einführung, Betrieb und spätere Änderungen mit ein.
7. Prüfen Sie besonders unsichere Annahmen mit einem kleinen, klar begrenzten Versuch.

Dieser begrenzte Praxistest soll eine konkrete Frage beantworten, zum Beispiel ob ein Programm die benötigten Daten wirklich austauschen kann.

Fertige Software: Ein vorhandenes Programm, das für viele Unternehmen entwickelt wurde.

Eigene Software: Eine Anwendung, die gezielt für einen bestimmten Bedarf entwickelt wird.

Direkte technische Verbindung: Der kontrollierte Austausch von Daten zwischen mehreren Programmen.

Verbesserter Arbeitsablauf: Der geplante Ablauf, der unnötige Schritte und bekannte Probleme beseitigt.

Besondere Anpassung: Eine Änderung an einem fertigen Produkt. Viele tiefgreifende Änderungen können spätere Aktualisierungen erschweren.

Technischer Zugang: Ein festgelegter Weg, über den Programme Daten austauschen.

Begrenzter Praxistest: Ein kleiner Versuch, der eine wichtige offene Frage beantwortet.

Fertig kaufen oder selbst entwickeln: Diese Entscheidung sollte auch das Verbinden vorhandener Programme und gemischte Lösungen berücksichtigen.

Fertige Software passt gut zu üblichen Abläufen. Das Verbinden vorhandener Programme löst Probleme beim Datenaustausch. Eigene Software schafft Freiheit für besondere und wichtige Anforderungen. Beginnen Sie beim Zielablauf. Vergleichen Sie Anforderungen, Verantwortung und Gesamtkosten. Häufig ist eine bewusste Kombination die beste Lösung.