Eine typische Situation bei der Softwareauswahl
Ein Team bearbeitet Kundenanfragen mit E-Mail, Tabellen und zwei verschiedenen Programmen. Die Arbeit dauert zu lange. Nun zeigt ein Anbieter eine fertige Software mit vielen Funktionen. Gleichzeitig wünscht sich ein Teil des Teams eine eigene Anwendung, die genau zum bisherigen Ablauf passt.
Beide Vorschläge kommen zu früh. Noch ist nicht geklärt, wie der künftige Ablauf aussehen soll. Ohne dieses Ziel vergleichen die Beteiligten Funktionslisten, Preise und persönliche Vorlieben. Dabei bleibt offen, welches Problem die Software überhaupt lösen muss.
Warum Sie zuerst den Zielablauf klären sollten
Die Frage „Welche Software kaufen wir?“ setzt voraus, dass die Aufgabe schon eindeutig ist. In der Praxis enthalten heutige Abläufe oft unnötige Schritte und gewachsene Umwege. Werden sie ungeprüft zur Anforderung, bildet auch eine neue Lösung die alten Probleme nach.
Beschreiben Sie deshalb zuerst den Soll-Prozess. Das ist der geplante, verbesserte Arbeitsablauf. Klären Sie Rollen, wichtige Daten, Entscheidungen, Ausnahmen und das gewünschte Ergebnis. Danach wird sichtbar, welche Funktionen wirklich nötig sind und wo ein marktüblicher Ablauf ausreicht.
- StandardsoftwareEin vorhandenes Produkt passend einstellen und den Ablauf sinnvoll vereinheitlichen
- IntegrationVorhandene Programme durch einen verlässlichen Daten- und Statusfluss verbinden
- Eigene SoftwareBesondere Rollen, Regeln oder Kundenabläufe gezielt entwickeln
Die Wahl kann für einzelne Teile des Ablaufs verschieden ausfallen. Eine Gesamtlösung kann mehrere Wege verbinden.
Wann fertige Standardsoftware gut passt
Standardsoftware ist ein vorhandenes Produkt, das viele Unternehmen nutzen. Sie passt oft gut, wenn der Ablauf üblich ist und das Unternehmen bereit ist, sich an bewährte Schritte anzupassen. Der Hersteller pflegt gemeinsame Grundfunktionen und Updates.
Gute Voraussetzungen sind:
- Der Ablauf lässt sich weitgehend vereinheitlichen.
- Die Anforderungen kommen auch in vielen anderen Unternehmen vor.
- Nur wenige besondere Anpassungen sind nötig.
- Rollen, Daten und Zugriffsrechte passen zum Produkt.
- Andere wichtige Programme lassen sich anbinden.
- Vertrag, Betrieb und Datenexport sind akzeptabel.
Auch Standardsoftware verursacht Arbeit. Auswahl, Einrichtung, Datenübernahme, Verbindungen, Tests und Schulung müssen geplant werden. Zu viele Sonderanpassungen können spätere Updates erschweren.
Wann das Verbinden vorhandener Programme genügt
Manchmal erfüllen CRM, ERP oder andere Fachprogramme ihre Aufgaben bereits gut. Das Problem liegt zwischen ihnen. Beschäftigte pflegen dieselben Daten doppelt, übertragen Dokumente von Hand oder können einen Status nicht sehen.
Dann kann eine Integration die passende Lösung sein. Integration bedeutet, dass Programme Daten und Rückmeldungen kontrolliert austauschen. Dafür muss klar sein, welches Programm für welche Information verantwortlich ist. Außerdem braucht es Regeln für Prüfung, Fehler und Überwachung.
Unklare Zuständigkeiten werden durch eine technische Verbindung nicht gelöst. Sonst tauschen die Programme nur widersprüchliche Daten schneller aus.
Wann eigene Software sinnvoll sein kann
Eine eigene Anwendung kann passen, wenn ein Arbeitsablauf für das Unternehmen besonders wichtig ist und fertige Produkte zu dauerhaften Umwegen führen. Oberfläche, Daten und Regeln können dann am Zielablauf ausgerichtet werden.
Hinweise dafür sind:
- besondere Rollen, Freigaben oder Varianten,
- ein Kunden- oder Partnerablauf, mit dem sich das Unternehmen unterscheidet,
- mehrere anspruchsvolle Verbindungen zu anderen Programmen,
- hohe Anforderungen an Anpassbarkeit und Kontrolle über Daten,
- ein klar begrenzter Umfang, für den es kein passendes Produkt gibt.
Eigene Software ist nicht automatisch besser. Entwicklung, Tests, Betrieb, Sicherheitsupdates und spätere Änderungen brauchen dauerhaft Zeit und Verantwortung. Der zusätzliche Gestaltungsspielraum muss einen erkennbaren fachlichen Nutzen haben.
Beispiel: Standard und eigene Lösung kombinieren
Ein Unternehmen verwaltet Kontakte im CRM und Aufträge im ERP. Beide Programme sollen bleiben. Für Kunden gibt es aber einen besonderen Freigabeprozess, den keines der Produkte gut unterstützt.
Eine mögliche Kombination sieht so aus: Das CRM bleibt für Kontakte verantwortlich. Das ERP führt Aufträge und Rechnungen. Ein eigenes Portal begleitet die besondere Freigabe. Eine Integration überträgt nur die nötigen Daten und Status zwischen den drei Teilen.
So werden übliche Funktionen nicht neu entwickelt. Eigene Software entsteht nur für den Teil, der fachlich wirklich besonders ist. Wichtig bleibt: Für jede Information und jede Regel muss ein verantwortliches System feststehen.
Die Möglichkeiten mit denselben Fragen vergleichen
Eine Entscheidungstabelle macht Annahmen sichtbar. Sie ersetzt die genaue Prüfung nicht. Aber sie hilft, alle Wege nach denselben Kriterien zu bewerten.
Beispiel: Eine schnelle Einführung kann für Standardsoftware sprechen. Wenn dafür dauerhaft viele Umwege nötig wären, kann dieser Vorteil kleiner werden. Eine eigene Lösung bietet mehr Freiheit, benötigt aber eine klare Verantwortung für Entwicklung und Betrieb.
Keine Möglichkeit ist immer die beste. Prüfen Sie die Aussagen am konkreten Arbeitsablauf.
| Frage | Standardsoftware | Integration | Eigene Software |
|---|---|---|---|
| Passt der Ablauf? | Gut bei üblichen, vereinheitlichten Abläufen | Gut, wenn vorhandene Programme ihre Aufgaben schon erfüllen | Gut bei besonderen und klar beschriebenen Abläufen |
| Wie viel lässt sich anpassen? | Im Rahmen der angebotenen Einstellungen und Erweiterungen | Datenfluss und ergänzende Regeln lassen sich gestalten | Hohe Freiheit innerhalb des vereinbarten Umfangs |
| Wie beginnt die Einführung? | Produkt auswählen, einrichten, Daten übernehmen und schulen | Programme, Daten und Fehlerwege prüfen und verbinden | Konzipieren, entwickeln, testen und einführen |
| Welche laufende Arbeit entsteht? | Lizenzen, Betrieb, Updates und Anpassungen | Überwachung, Wartung und Anpassung an Programmänderungen | Betrieb, Wartung, Sicherheit und Weiterentwicklung |
| Wovon hängt man ab? | Von Vertrag, Produktentwicklung und Exportmöglichkeiten des Anbieters | Von mehreren beteiligten Programmen und ihren Zugängen | Stärker von der eigenen technischen Verantwortung |
| Wie funktionieren Updates? | Meist gut bei standardnaher Nutzung | Änderungen an Schnittstellen und Daten müssen geprüft werden | Updates werden selbst geplant und getestet |
| Wer kontrolliert die Daten? | Hosting, Vertrag, Export und Löschung prüfen | Verantwortung je Information klar festlegen | Viel Gestaltungsfreiheit bei eigener Betriebsverantwortung |
Nicht nur Kaufpreis oder Entwicklungsangebot vergleichen
Für die Entscheidung zählen die Gesamtkosten über die Nutzungszeit. Dazu gehören Lizenz oder Entwicklung, Einrichtung, Anpassungen, Datenübernahme, Verbindungen, Schulung, Betrieb, Updates, Support und ein späterer Wechsel.
Auch tägliche Umwege kosten Geld. Wenn Beschäftigte Daten doppelt eingeben oder Aufgaben regelmäßig außerhalb des Programms erledigen, entstehen wiederkehrender Aufwand und Fehler. Umgekehrt ist eine eigene Lösung unnötig teuer, wenn ein fertiges Produkt ohne problematische Kompromisse passt.
Vergleichen Sie deshalb Möglichkeiten, die dasselbe fachliche Ergebnis liefern. Ein reiner Produktpreis ist nicht mit einem vollständigen Angebot einschließlich Einführung und Integration vergleichbar.
So kommen Sie zu einer belastbaren Entscheidung
- Beschreiben Sie den heutigen Ablauf und seine Probleme.
- Legen Sie den verbesserten Zielablauf fest.
- Trennen Sie zwingende Anforderungen von Wünschen.
- Prüfen Sie vorhandene Programme und ihre technischen Zugänge.
- Vergleichen Sie Standardsoftware, Integration und eigene Teile nach denselben Kriterien.
- Rechnen Sie Einführung, Betrieb und spätere Änderungen mit ein.
- Testen Sie besonders unsichere Annahmen mit einem kleinen, klar begrenzten Versuch.
Ein solcher Versuch heißt Proof of Concept. Er soll eine konkrete Frage beantworten, zum Beispiel ob ein Programm die benötigten Daten wirklich austauschen kann.
Fachbegriffe kurz erklärt
Standardsoftware: Ein fertiges Programm, das für viele Unternehmen entwickelt wurde.
Individualsoftware: Eine Anwendung, die gezielt für einen bestimmten Bedarf entwickelt wird. In diesem Artikel nennen wir sie auch eigene Software.
Integration: Die kontrollierte Verbindung mehrerer Programme und ihrer Daten.
Soll-Prozess: Der geplante, verbesserte Arbeitsablauf.
Customizing: Eine besondere Anpassung eines Standardprodukts. Viele tiefe Anpassungen können Updates erschweren.
API: Ein festgelegter technischer Zugang, über den Programme Daten austauschen.
Proof of Concept: Ein begrenzter praktischer Test für eine wichtige Annahme.
Make or Buy: Die verkürzte Frage, ob eine Lösung selbst entwickelt oder fertig bezogen wird. In der Praxis gehören Integration und Mischformen ebenfalls in den Vergleich.
Fazit
Fertige Standardsoftware passt gut zu üblichen Abläufen. Eine Integration löst Probleme zwischen bereits geeigneten Programmen. Eigene Software schafft Freiheit für besondere und wichtige Anforderungen. Beginnen Sie beim Zielablauf. Vergleichen Sie Anforderungen, Verantwortung und Gesamtkosten. Häufig ist eine bewusste Kombination die beste Lösung.