Wovon die Kosten eines digitalen Arbeitsablaufs abhängen.

In einem Unternehmen werden Anfragen aus einem Postfach in eine Tabelle kopiert und später in ein anderes Programm eingetragen. Die Leitung möchte Geld einplanen und fragt: „Was kostet es, diesen Arbeitsablauf zu digitalisieren?“

Die Frage ist verständlich. Für einen verlässlichen Betrag fehlen aber wichtige Angaben. Sollen nur Anfragen in einem Formular erfasst werden? Oder gehören Prüfung, Freigabe, Verbindung zum vorhandenen Programm, Übernahme alter Daten und Einführung ebenfalls dazu? Beides heißt Digitalisierung, beschreibt aber einen sehr unterschiedlichen Umfang.

Ein Arbeitsablauf kann wenige einfache Schritte haben. Er kann aber auch mehrere Abteilungen, geschützte Daten, wichtige Entscheidungen und verschiedene Programme verbinden. Deshalb reicht die Information „Wir arbeiten heute mit E-Mail und Excel“ nicht für eine Preisberechnung.

Benötigt werden Antworten auf diese Fragen: Wo beginnt und endet der Ablauf? Welche Varianten gibt es? Welche Daten werden verarbeitet? Wer darf was tun? Welche Programme sind beteiligt? Was muss bei einem Fehler passieren? Und soll vorhandene Software eingestellt, eine Verbindung gebaut oder eine eigene Anwendung entwickelt werden?

Ohne diese Antworten besteht ein konkreter Preis hauptsächlich aus Vermutungen. Eine frühe Schätzung kann eine Größenordnung und offene Risiken zeigen. Ein verbindlicher Preis braucht einen klar festgelegten Umfang.

Nehmen wir den Ablauf mit Postfach, Tabelle und vorhandenem Programm. Eine kleine erste Ausbaustufe könnte Anfragen nur geordnet erfassen und sofort auf fehlende Pflichtangaben prüfen.

Eine größere Lösung könnte zusätzlich Aufgaben zuweisen, Freigaben dokumentieren, Daten an das vorhandene Programm übertragen, Rückmeldungen anzeigen und alte Vorgänge übernehmen. Sie braucht außerdem Regeln für Zugriffsrechte, Fehler und den laufenden Betrieb.

Beide Lösungen betreffen denselben Arbeitsablauf. Sie liefern aber nicht dasselbe Ergebnis. Deshalb kann der Preis erst sinnvoll verglichen werden, wenn die gewünschte Ausbaustufe und ihre Grenzen beschrieben sind. Dieses Beispiel ist allgemein und nennt bewusst keinen Betrag.

Programmierung oder Einrichtung ist nur ein Teil des Vorhabens. Ein vollständiger Blick umfasst meist diese Schritte:

1. Verstehen: Den echten Ablauf, seine Probleme, Daten und Programme untersuchen.
2. Planen: Den verbesserten Ablauf, Anforderungen, die technische Lösung und den Umfang festlegen.
3. Umsetzen: Software einstellen oder entwickeln.
4. Programme verbinden: Daten zwischen beteiligten Programmen austauschen.
5. Daten übernehmen: Vorhandene Daten prüfen, bereinigen und übertragen.
6. Prüfen: Abläufe, Rechte, Fehlerfälle und Qualität mit echten Beispielen kontrollieren.
7. Einführen: Menschen vorbereiten, die Lösung freigeben und den Wechsel begleiten.
8. Weiterbetreiben: Aktualisierungen, laufende Überwachung, Sicherungen und Unterstützung organisieren.

Nicht jeder Schritt ist in jedem Vorhaben gleich groß. Weglassen sollte man ihn nur nach einer bewussten Prüfung.

Der einfache Normalfall ist schnell erklärt. Mehr Arbeit entsteht oft durch die Fragen am Rand: Was passiert bei unvollständigen Angaben? Wer darf eine Entscheidung ändern? Wie wird ein Fehler beim Datenaustausch sichtbar? Welche Quelle ist verbindlich?

Häufig werden Ausnahmen, Datenbereinigung, Zugriffsrechte, eingeschränkte Wege zum Datenaustausch und wirklichkeitsnahe Beispieldaten zu spät bedacht. Auch die Mitarbeit der zuständigen Abteilung kostet Zeit. Die Menschen, die den Ablauf kennen, müssen Regeln erklären und Ergebnisse prüfen.

Der Umgang mit Fehlern, die laufende Überwachung, die Verständigung und der Weiterbetrieb während des Wechsels sind keine Nebensachen. Sie entscheiden darüber, ob die neue Lösung im Alltag verlässlich funktioniert.

Der stärkste Hebel ist oft ein einfacherer Arbeitsablauf. Jeder unnötige Sonderweg, der entfällt, muss nicht gebaut, geprüft und später gepflegt werden.

Hilfreich sind außerdem:

• den Umfang nach dem Nutzen für die tägliche Arbeit ordnen,
• eine erste Ausbaustufe klar begrenzen und vollständig nutzbar machen,
• passende Funktionen vorhandener Programme weiterverwenden,
• Wege zum Datenaustausch früh praktisch prüfen,
• den Zustand der Daten vor der Übernahme untersuchen,
• Zuständigkeiten und eindeutige Prüfkriterien vor der Umsetzung festlegen,
• nur die wirklich besonderen Teile selbst entwickeln.

Eine kleinste sinnvoll nutzbare erste Version spart nur dann Aufwand, wenn ein vollständiger Teil des Ablaufs funktioniert. Viele halbfertige Funktionen verschieben die Arbeit lediglich in die Zukunft.

Sie müssen noch nicht jedes Detail schriftlich festgelegt haben. Bringen Sie einen echten Vorgang mit und beschreiben Sie:

• was den Ablauf auslöst und wann er beendet ist,
• welche Personen oder Zuständigkeiten beteiligt sind,
• welche Programme, Dateien und Dokumente genutzt werden,
• wie oft und in welcher groben Menge Vorgänge vorkommen,
• welche wichtigen Ausnahmen und Fehlerfolgen bestehen,
• welches Ergebnis Sie erreichen möchten,
• welche zeitlichen oder betrieblichen Grenzen gelten.

Die Menge allein bestimmt den Preis nicht. Wenige sehr unterschiedliche und wichtige Fälle können anspruchsvoller sein als viele gleichartige Vorgänge.

Nach der ersten Einordnung werden Zielablauf, Funktionen, Verbindungen, Datenübernahme und Prüfkriterien genauer beschrieben. So entsteht ein festgelegter Leistungsumfang mit klaren Grenzen.

Eine Schätzung vor dieser Klärung sollte ihre Annahmen und Unsicherheiten deutlich nennen. Ein Festpreis wird erst belastbar, wenn die wichtigen Grenzen bekannt sind: Was gehört dazu? Was gehört nicht dazu? Welche Unterstützung liefert der Auftraggeber? Woran wird die fertige Leistung geprüft?

So vergleichen Sie nicht nur Zahlen, sondern Angebote mit demselben erwarteten Ergebnis.

Wenn Ablauf, Zuständigkeiten und beteiligte Programme noch unklar sind, beginnen Sie mit einer begrenzten Untersuchung. Wenn das Ziel schon klar ist, prüfen Sie die technisch unsicheren Punkte und grenzen die erste Ausbaustufe ab. Erst danach ist eine belastbare Preisberechnung sinnvoll.

Achten Sie darauf, dass Datenübernahme, Prüfungen, Einführung und Betrieb im Angebot nicht fehlen. Ein niedriger Preis für reine Entwicklung hilft wenig, wenn notwendige Arbeiten später zusätzlich entstehen.

Leistungsumfang: Die vereinbarten Aufgaben und Ergebnisse mit klaren Grenzen.

Direkte technische Verbindung: Ein festgelegter Weg, über den Programme Daten austauschen.

Datenübernahme: Das geplante Übertragen und, falls nötig, Bereinigen alter Daten.

Erste nutzbare Version: Die kleinste erste Version, die schon einen vollständigen Nutzen liefert.

Zuständigkeitsbereich: Eine Gruppe von Aufgaben und Rechten, zum Beispiel Bearbeitung oder Freigabe.

Laufende Überwachung: Die regelmäßige Prüfung, ob eine technische Lösung funktioniert und wo Fehler auftreten.

Prüfkriterium: Eine konkrete Bedingung, mit der sich prüfen lässt, ob eine Anforderung erfüllt ist.

Kosten lassen sich erklären, aber nicht aus dem Wort „Digitalisierung“ ableiten. Entscheidend sind Ablauf, Risiko, Zuständigkeiten, Daten, Programme, Ausnahmen und Einführung. Eine frühe Untersuchung macht diese Punkte sichtbar. Danach können Sie den Ablauf vereinfachen, eine erste Ausbaustufe festlegen und den Umfang belastbar berechnen lassen.